Na semana passada, falamos sobre sistemas quebrados que por qualquer motivo se tornam sagrados e não podem ser mudados. Cá estão algumas das minhas histórias favoritas que você compartilhou.
1. Os sacos de pão
Trabalhei para uma publicação que tinha um sistema de gerenciamento de teor fundamentado em sacos de pão. Eram sacos de papel oleado projetados para moderar um pedaço de pão, e cada cláusula da edição tinha um saco com todos os materiais relevantes. Qualquer coisa que você fizesse para um cláusula (pesquisa, rascunhos, checagem de fatos, layouts), você tinha que imprimir seu trabalho e colocá-lo na sacola.
Eles eram distribuídos pelo escritório e, à medida que nos aproximávamos cada vez mais do prazo, as mesas das pessoas ficavam cheias de sacos de pão. Para revisar adequadamente os artigos, era necessário retirar todo o teor da sacola. As coisas normalmente ficavam mais frenéticas perto do prazo, portanto, quando encerramos a edição, os dedos de todos estavam cobertos de cortes de papel.
Mantínhamos as sacolas em baldes de armazenamento por três meses depois de irmos para a prensa, caso precisássemos voltar e verificar alguma coisa, portanto gastaríamos uma quantidade absurda de tempo desmontando todas elas para que pudéssemos reutilizar as sacolas .
Levante sistema esteve em prática até ao ano de Nosso Senhor 2020, quando a pandemia finalmente os obrigou a encontrar uma solução de gestão de conteúdos digitais.
2. Os calendários
Quando fiz a transição de um escritório de gerenciamento de matrículas para outro no campus, há nove anos, meu novo escritório tinha um lugar fora do escritório de todos para que eles imprimissem seu calendário semanal de perspectivas. Eu vim de um escritório onde nosso pessoal interno de TI havia definido as configurações padrão do Outlook para que todos pudessem ver o cocuruto nível, mas não os detalhes, dos compromissos. O faceta de TI do escritório em que entrei disse que tal formato não era verosímil e que era impossível forçar todos a ajustar suas configurações para que todos pudéssemos visualizar as agendas uns dos outros. Assim, as pessoas imprimiam seus calendários todas as segundas-feiras de manhã e os penduravam ao lado da porta.
Você imprime um novo se receber uma novidade solicitação de reunião durante a semana? E se você precisar trespassar inesperadamente? Sem orientação, sem regras.
Eu simplesmente me recusei silenciosamente a fazer qualquer sentimento. E isso nunca foi um problema. Tivemos uma novidade diretora começando muro de dois meses depois de mim e ela perguntou, uma vez que também recém-chegada, se havia alguma coisa que me surpreendeu ao entrar no escritório. Não respirei fundo antes de expor: “Meu Deus, POR QUE AS PESSOAS ESTÃO IMPRIMINDO CALENDÁRIOS?”
A sentimento do calendário durou muro de mais 14 meses, embora seguindo meu exemplo e o do diretor, novas pessoas nunca os imprimissem e as folhas do calendário começassem lentamente a vanescer. Já houve uma mudança em todo o escritório nas configurações do Outlook? Não. Portanto, cada novidade pessoa deve ser instruída a mudar suas configurações do Outlook e outras não, e isso é uma PITA.
3. O espaço de trabalho
Uma organização em que trabalhei estava mudando edifícios. Uma pessoa administrava uma unidade individual semelhante a um repositório. Ela teve um colapso totalidade quando descobriu que sua novidade sala de trabalho não teria o formato e as dimensões exatas de sua sala anterior. Eles tentaram convencê-la de que seria bom ter janelas. Ela insistiu que não. Ela trabalhava há 20 anos sem janelas e zero a convenceria a ter janelas.
Eles cederam às suas exigências bizarras e criaram um espaço interno estranho para ela, com a forma e o tamanho exatos de seu espaço anterior. Ela colocou tudo onde estava no prédio vetusto: o lugar para empilhar os suprimentos que chegavam, o lugar para empilhar as caixas vazias, sua mesa e calculadora, cada item. Estamos numa zona de terremotos, portanto há postes sísmicos em vários pontos, que não poderiam estar no espaço dela porque isso mudaria as dimensões. Portanto eles ergueram paredes em lugares estranhos que deixavam espaços estranhos e inutilizáveis ao seu volta. As lindas janelas grandes ficavam em um galeria estreito que esquentava em dois segundos quando o sol estava cocuruto. Postes sísmicos se projetavam nos espaços de outras pessoas em locais estranhos. Todo o marchar era difícil de velejar devido à insistência dessa pessoa no Caminho Velho.
E adivinhe? Seis anos depois ela se aposentou. Cada parede teve que ser derrubada e transferida para um lugar adequado, ao dispêndio de dezenas de milhares de dólares.
4. A língua morta
Eu trabalho em museus. Outro museu da nossa região tinha um funcionário que mantinha todos os seus registos cruciais – importantes não unicamente para o trabalho quotidiano, mas para a perpetuidade de toda a instituição – numa língua morta em que eram fluentes. estratégia para não ser substituído. Na verdade, eles nunca haviam sido gerenciados antes de um colega meu se tornar seu supervisor e, quando se recusaram a mudar, foram dispensados e os registros tiveram que ser traduzidos.
5. Outono de 2008
O banco de dados da minha faculdade foi criado no outono de 2008. Porquê posso saber disso? Muito, quando você faz logon, tudo, desde o horário das aulas até o manual do aluno e as páginas do corpo docente, está definido para o outono de 2008 por padrão. Você tem que clicar em um menu, terebrar uma barra lateral e rolar até o semestre atual para ver uma vez que está a escola agora. Mas se você clicar nos botões “Voltar” ou “Atualizar”, a página irá travar e voltar ao outono de 2008.
6. A máquina de grafar
Trabalhei em uma imobiliária mercantil onde o assistente pessoal do proprietário se recusava a aprender alguma coisa novo. Portanto, houve alguns formulários que nunca evoluíram para PDFs, ou Word, ou Excel, ou qualquer coisa lógica. Esses formulários foram fotocopiados e preenchidos, pela assistente pessoal, em máquina de grafar.
Foi uma vez que viajar no tempo. Ela tirava a proteção contra poeira da máquina de grafar, alinhava cada espaço para que as alavancas preenchessem os lugares corretos e depois levava horas preenchendo um único formulário. O motor elétrico da máquina de grafar podia ser ouvido em todo o escritório.
Quando os visitantes perguntavam o que era aquele zumbido e som marcante, eu fingia que não sabia. Porquê você pode fechar um negócio de US$ milhões depois de expor: “Ah, essa é a máquina de grafar que usamos para preencher formulários!”
7. A cabine telefônica em um poço
Trabalhei durante muitos anos em uma organização de serviço social localizada em uma floresta estadual. Era um vetusto acampamento. O sistema telefônico era um pesadelo e ouvíamos muitas vezes que as pessoas não conseguiam entrar em contato conosco. Inicialmente, contestei isso porque meu telefone não tocava e não havia mensagens de voz. Mas houve momentos em que não consegui fazer chamadas com meu telefone.
Acontece que, por qualquer motivo insano, a caixa principal de relação telefônica estava localizada no poço, supra da risca d’chuva, mas por quê??? Portanto, sempre que chovia, perdíamos nossos telefones. Veja muito, o restante das filiais da organização estavam localizadas na cidade, portanto foi bizarro explicar que dificilmente seríamos contatados por telefone no dia seguinte devido à previsão de chuva. Trabalhei lá por 12 anos. Eles usaram uma empresa lugar que estava disposta a entrar na floresta estadual e que era mais barata do que outras opções de telefone. Eles eram grandes em usar empresas locais.
Fiquei lá por cinco anos antes de eles tirarem o aparelho telefônico do poço e colocá-lo em um prédio. Lembro-me de ter tido um colapso totalidade em determinado momento e ter dito ao diretor sênior: “Por que você está pagando por um sistema telefônico que não oferece um serviço consistente? A escritório está sendo roubada!” Não sei se foi isso que finalmente aconteceu ou não.
8. O catálogo de cursos
Trabalhei em uma universidade pessoal que era notoriamente mesquinha e resistente a mudanças. O catálogo de cursos estava em um programa criado por um ex-diretor de TI, em uma linguagem de informática escrita por ele. Ele era a única pessoa que podia editá-lo e, mesmo reformado, ainda vinha periodicamente e o atualizava. Não havia mais ninguém que pudesse mantê-lo. Deus me livre que alguma coisa acontecesse com ele, estaríamos registrando alunos com papel e caneta.
Conseguimos um novo reitor que ficou horrorizado e imediatamente começou a pesquisar alternativas. Depois que um comitê selecionava um software, a transição demorava mais de três anos. A novidade empresa enviou uma equipe para ajudar na transição e as pessoas hesitaram: “É muito complicado, e se formos hackeados? O que há de inverídico com o sistema vetusto, nós o usamos muito muito há 30 anos!”
Eu fui embora no dia da implementação, mas houve muito drama antes da implantação e portanto… zero. O novo sistema funcionou! Meus colegas passaram de um mês no catálogo de cursos para alguns dias. Os alunos pararam de vincular às 7h do dia da matrícula porque o portal do aluno realmente funcionou.
A melhor reclamação que ouvi foi: “Não acredito que estamos tirando o John do ofício! Ele tem sido tão leal à universidade!” John estava reformado há ANOS! Espero que ele tenha feito um cruzeiro ou alguma coisa assim para comemorar.
9. O servidor
Há muito tempo, trabalhei para uma pequena editora familiar. Os computadores estavam se tornando populares (sem wifi – todos os nossos computadores desktop eram conectados ao servidor principal por meio de cabos individuais inseridos em tomadas de parede). O servidor estava instável e frequentemente caía. Exclusivamente uma pessoa na empresa sabia o que fazer. Quando o servidor travou, você teve que vincular para Jim. Se Jim estivesse no escritório, tudo muito. Se Jim estava ocupado ou viajando, toda a empresa parava. Por alguma razão, ninguém questionou esse processo. O servidor era misterioso e Jim sabia o que fazer.
Portanto, um dia, contratamos um novo editor que obviamente nos achou malucos. Ela seguiu Jim até a sala do servidor para tentar aprender os mistérios do servidor para que talvez, com tempo suficiente, pudesse consertá-lo, se necessário. Acontece que tudo o que Jim estava fazendo era desconectar o cabo de sustento, recontar até 30 e conectá-lo novamente. Jim foi chamado muito menos depois disso.
10. A pasta de trabalho do Excel
Vários anos detrás, comecei em uma novidade empresa e fui prontamente informado de que uma determinada pasta de trabalho do Excel não poderia ser alterada ou atualizada, DE forma alguma. Veja, a CFO criou esta apostila há 15 anos e ela ficaria muito chateada se decidisse abri-la aleatoriamente e visse que alguma coisa havia mudado. Não consigo enfatizar o suficiente o quão ridículo era que ela precisasse terebrar leste registo – esta empresa empregava pouco menos de 1.000 pessoas e havia quatro gerentes/executivos entre nossas funções.
Esta pasta de trabalho foi usada para um processo mensal e continha guias e dados de anos. Era incrivelmente instável e travava incessantemente. Certa vez, perguntei se poderia pelo menos excluir todas as guias com mais de um ano. Meus gerentes se reuniram com alguns executivos para discutir a situação e o que o CFO poderia fazer se descobrisse. E foi finalmente determinado que o risco de sua ira era muito grande e ABSOLUTAMENTE NENHUMA MUDANÇA poderia ser feita.
11. Os calendários, segmento 2
Eu trabalho com recta. Minha antiga firma tinha muro de 40 advogados espalhados por oito tribunais. Cada sala de tribunal tem um calendário quotidiano de todos os casos a serem ouvidos naquele departamento. Em vez de utilizar qualquer tipo de registo do dedo sobre o que aconteceu em tribunal, leste era o procedimento exigido:
– Cada legista imprime um calendário de papel para seu departamento todos os dias.
– Cada legista escreve notas para seus próprios casos em sua transcrição do calendário.
– Os calendários de papel são entregues ao gerente do escritório no final do dia.
– A gerente do escritório imprime cópias limpas dos calendários de oito departamentos, depois corta os mais de 40 calendários individuais entregues pelos advogados e cola suas anotações no lugar correspondente de sua transcrição limpa dos calendários.
– Esses calendários frankensteinados ficam armazenados em caixas para sempre.
Foi literalmente recortado e colado, com tesoura e cola, todos os dias, durante quase 50 anos. Essa prática só cessou quando o gerente do escritório se aposentou.
12. A fita adesiva
Comecei em uma empresa de aproximadamente 3.000 funcionários em 2022. Eu estava revisando algumas faturas para pagamento e os números não faziam sentido, portanto pedi a um membro da minha equipe em um escritório dissemelhante que me enviasse o backup validando as informações. Eu estava esperando um e-mail com um registo Excel. Não – eles me enviaram um pacote impresso com fita adesiva anexada. Acontece que o vetusto gerente gostava de revisar cópias impressas e queria fita adesiva para provar quaisquer cálculos. Levei seis meses para convencer a todos de que o mundo não acabaria e que as pessoas seriam pagas se usássemos Excel e fórmulas.
