Mesa redonda Sams Pay: quatro coisas que aprendemos sobre remuneração de agentes

Patrocinado por Sams Payuma plataforma on-line projetada para agilizar os processos muitas vezes complicados que as instituições têm que seguir para remunerar seus agentes, o evento reuniu figuras importantes das principais instituições do Reino Unificado para um almoço glamoroso no restaurante Delauney, predilecto das celebridades, no West End de Londres.

Durante o evento – realizado em 16 de outubro – as partes interessadas discutiram os desafios que enfrentam para prometer que os agentes sejam pagos a tempo – incluindo equipas financeiras relutantes, estruturas de comissões complicadas e malabarismos com enormes grupos de parceiros de recrutamento.

Continue lendo para desvendar os destaques da discussão.

1. Atrasos nos pagamentos são uma dor de cabeça para todos…

   Longos tempos de espera para o pagamento de percentagem pela colocação de um estudante internacional são muito comuns para muitos agentes. Compreensivelmente, isto pode deixá-los descontentes e relutantes em colocar estudantes em instituições que não conseguem remunerar a tempo. Um participante sugeriu que isso era mais provável de ocorrer com pequenas agências ou operadores isolados, onde os atrasos nos pagamentos têm consequências reais para os seus negócios.

   Os participantes discutiram o stress de não terem o controlo final sobre quando os seus parceiros de recrutamento são pagos, deixando-os vulneráveis ​​caso decidam enviar estudantes para outro lugar.

   Ficou simples que o prazo para o pagamento varia muito entre as diferentes universidades. Um deles disse que seus pedidos de percentagem geralmente são processados ​​dentro de três meses – uma extensão da meta anterior de quatro semanas, depois que foi deliberado que não era tempo suficiente para estimar a qualidade do aluno.

   Outros disseram que as suas universidades normalmente pagam dentro de três a seis meses, mas que as múltiplas entradas ao longo do ano complicaram um pouco oriente processo, já que algumas tiveram dificuldade em processar uma ingressão de percentagem antes de outra principiar.

   Uma razão sugerida para os atrasos nos pagamentos foi a falta de urgência por secção das equipas financeiras, que podem, compreensivelmente, não compreender a relevância de reembolsar os agentes atempadamente entre uma série de pedidos de pagamento de outros fornecedores.

2. Quando um estudante internacional é realmente matriculado?
   
   Uma espaço repetida de debate centrou-se em quando as instituições consideram que os estudantes internacionais estão totalmente matriculados, dando início ao processo de pagamento ao agente.

   Uma universidade disse que não considerava um aluno matriculado até que tivesse pago 63-75% de suas taxas, enquanto outra disse que sua instituição contava exclusivamente estudantes internacionais que pagaram metade de suas taxas juntamente com um projecto de pagamento contínuo acordado.

   Embora a inconsistência de critérios em diferentes universidades possa ser incómoda tanto para instituições porquê para agentes, a premência de remunerar uma boa secção das propinas antes da matrícula completa foi amplamente acordada pelos participantes, devido ao risco de os alunos se matricularem mas não comparecerem.

   Também pode possuir problemas com os sistemas das universidades e com a forma porquê monitorizam os alunos individualmente. Uma instituição usa uma planilha Excel para combinar manualmente os alunos com as matrículas, enquanto outra usa um portal de agentes que mostra as inscrições que não se transformam em matrículas.

   Da mesma forma, as agências devem certificar-se de que os dados bancários nas suas faturas correspondem aos listados nos formulários do fornecedor para evitar atrasos dispendiosos.

3. A responsabilidade vai nos dois sentidos

   Embora os participantes da mesa redonda tenham concordado que pode possuir problemas com o processamento por secção das universidades, houve consenso de que, em alguns casos, a falta de organização nas agências pode ser a culpa de atrasos nos pagamentos.

   Um convidado revelou que algumas agências podem demorar a faturar os alunos que colocaram, por exemplo, exclusivamente solicitando o pagamento em dezembro quando o aluno se matriculou em julho.

   Outras questões mencionadas incluíram a diferença do nome lítico das agências quando o seu nome vetusto é utilizado no contrato com a universidade – criando um pesadelo administrativo – e a não menção do contacto eleito da sucursal nas facturas de percentagem.

   Também pode possuir problemas quando dois agentes reivindicam o mesmo aluno. Embora vasqueiro, ocorrendo em menos de 5% dos casos, a regra tende a ser que, uma vez pago o repositório do aluno à universidade, o agente não pode ser substituído.

4. Devolvendo poder às equipes financeiras
   
   Uma forma de melhorar o processo de pagamento, concordaram os delegados, é fornecer às equipas financeiras todas as ferramentas necessárias para efetuar pagamentos de forma rápida e eficiente.

   As equipes financeiras muitas vezes podem sentir que precisam assumir o papel de “bandido” ao efetuar pagamentos, mas tomar medidas porquê fornecer às equipes um endereço de e-mail devotado para os agentes pode ajudar a capacitá-los, muito porquê separar essas solicitações de pagamento para que possam não se perda entre tantas outras faturas que são enviadas.

   O pessoal financeiro tem razão em ser cordato ao remunerar aos agentes em alguns casos, revelaram os hóspedes, devido ao ordinário risco de fraude. Um deles revelou ter visto um caso em que os números de uma fatura mudaram depois de ela já ter sido ensejo.