As compras no ensino superior percorreram um longo caminho desde suas raízes de back-office. Os líderes de compras atuais concutulam uma variedade estonteante de demandas: orçamentos de encolhimento, metas de compra responsáveis, problemas de conformidade e muito mais – enquanto navegam em interrupções persistentes da enxovia de suprimentos.
A solução para essa complicação crescente não é mais complicação – é uma simplificação atenciosa. As instituições de pensamento avançado estão descobrindo que os processos de compras simplificados e fáceis de usar não são unicamente bons de se ter; Eles são essenciais em uma estação em que as equipes de compras devem oferecer muito mais do que unicamente economia de custos.
Simplificação porquê um imperativo estratégico
Os profissionais de compras gerenciam prioridades concorrentes, planilhas sem termo, soluços de documentação e tecnologias desconectadas que não “falam” entre si. É porquê tentar conduzir uma orquestra onde os músicos praticam isoladamente, tocando de diferentes folhas de música.
Além do controle de custos, as equipes de compras de hoje devem executar simultaneamente as metas de qualidade, velocidade e compra responsáveis, ao mesmo tempo em que mitigam riscos, inovando e muito mais – geralmente com menos recursos. Apesar das melhores intenções, as tentativas de contornar a complicação podem simplificar uma lanço no limitado prazo, enquanto adicionam mais etapas no caminho. Uma vez que aditar outra pista a uma rodovia já congestionada, as soluções alternativas podem mudar o gargalo para outro lugar.
Há uma maneira melhor: para quebrar a complicação de compras, os líderes devem “assar” a simplicidade amigável em todas as etapas de seus fluxos de trabalho, criando processos que parecem intuitivos e não onerosos.
O que torna um processo realmente simples? De convénio com KpmgPesquisa, fluxos de trabalho de compras simples compartilham quatro características:
- O trabalho é mais fácil de fazer com o fluxo de trabalho do que sem ele.
- O fluxo de trabalho é fácil de entender e seguir.
- Não há lacunas ou ambiguidades no processo.
- O fluxo de trabalho abrange até cenários raros.
A simplificação não significa trinchar cantos. Em vez disso, significa gerar visibilidade em todo o ciclo de vida de compras, concentrar informações e gerar informações de dados acionáveis para permitir decisões mais inteligentes. Quando muito feito, a simplificação aumenta o controle enquanto reduz a frustração.
A mudança para a IA: Fazendo simples se sentir sofisticado
Em um relatório para Revista de comprasLibby Hargreaves, editor da Cárcere de Suprimentos Do dedo, prevê que os casos de uso de IA em compras explodirão nos próximos meses, pois a indecisão passada ou a experimentação lúdica dá lugar à integração totalidade. Graças aos avanços da IA, o autoatendimento agora pode parecer um serviço completo, com interações proativas, inteligentes, prestativas, eficientes e sem atrito, Kpmg escreve.
Em compras, as automações emergentes podem variar de gerenciamento de contratos à invenção de fornecedores, personalização da proposta, documentação de conformidade, comunicações de fornecedores, estudo de gastos e muito mais. Uma vez que Forrester Descreve, os executivos de compras mais experientes descobrirão que o investimento em ferramentas de IA e automação libera suas equipes de tarefas mundanas, prioriza ações que precisam de atenção humana mais estreita e otimiza as decisões.
Greg Muller, diretor de parcerias de fornecimento estratégico e campus em UC San Diegocompartilha essa visão. “As funções básicas de compras precisam ser fáceis e automatizadas para nossos usuários. Não queremos um prêmio no Nobel perdendo tempo procurando um bom par de luvas quando elas podem estar curando o cancro”, brinca Muller.
Sharon Loosman, diretor de serviços de compras e negócios em Universidade Estadual da Carolina do Setentriãopode se relacionar. Com uma equipe de compras cumprindo 12 faculdades e 150 departamentos, a Loosman pretendia gerar sistemas que permitiriam que as faculdades operem de forma independente porquê especialistas de suas próprias necessidades, enquanto fazia compras compatíveis com políticas. Notavelmente, Loosman percebeu que professores e funcionários costumavam evitar os canais oficiais de compras da Universidade para comprar na Amazon, desenhados pela seleção mais ampla, melhor preços e entrega mais rápida. Sua equipe se propôs a concentrar e simplificar os processos sem “quebrar zero” ou incorrer em custos de implementação, ao mesmo tempo em que acessa melhores relatórios.
Para tornar isso verosímil, as equipes de compras da UC San Diego e do estado da Carolina do Setentrião adotaram a Amazon Business Solutions, expandindo o aproximação para clientes internos em toda a organização. Ao fazer isso, as duas instituições integraram a compra entre os departamentos, permitindo que os compradores acessem uma vasta rede de fornecedores pré-vetidos e funcionalidade robusta: fluxos de trabalho de aprovação personalizados, análises de gastos profundos, preços preferidos, opções aprimoradas de entrega, políticas de compra guiadas e muito mais.
Inclinando -se à experimentação, transformação de compras
Olhando para o porvir, as equipes de compras que desejam inovar devem adotar a experimentação. “Meu recomendação é tirar as cortinas, transpor da caixa e explorar o que mais existe por aí que você ainda não pensou”, aconselha Loosman.
Muller ecoa o sentimento: “Estamos focados em uma perspectiva mais ampla”, ele compartilha, envolvendo clientes internos para entender suas necessidades além das transações pontuais e apoiar-se em colegas de outras instituições para identificar estratégias já comprovadas por sucesso em outros lugares.
“Às vezes, porquê líderes de compras, ficamos presos da maneira que sempre o fizemos”, conclui Loosman. “Vamos aumentar a fasquia. Vamos encontrar soluções e parceiros que estejam dispostos a trabalhar com você para fazer alterações que o levam adiante.”
▷ Saiba porquê os negócios da Amazon podem ajudar a apressar suas metas de compras: negócios.amazon.com/education
