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Aprender a escrever um e-mail formal pode parecer um pouco assustador. Esteja você escrevendo um e-mail para um empregador potencialcolegas ou alguém de sua rede profissional, você quer ter certeza de que está elaborando um e-mail que seja apropriado e atinja o alvo.
Com essas etapas fáceis, você se tornará um profissional em escrever um e-mail profissional em pouco tempo.
1. Torne sua linha de assunto simples
Todo e-mail escrito profissionalmente deve ter uma linha de assunto. Na maioria dos casos, você não está escrevendo um e-mail para fazer um discurso de vendas profissional (a menos que esteja trabalhando com vendas!), portanto, não há necessidade de um assunto chamativo ou que chame a atenção.
Sua linha de assunto deve indicar claramente o propósito do seu e-mail para que o destinatário tenha uma compreensão clara e imediata do que você está escrevendo.
As linhas de assunto podem ser especialmente úteis se o destinatário for alguém que recebe muitos e-mails todos os dias. Se o e-mail for urgente ou tiver prazo específico, isso deverá constar no assunto.
Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para expressar gratidão após uma entrevista, um simples “Obrigado” na linha de assunto é apropriado. Da mesma forma, ao entrar em contato com um empregador em potencial sobre uma lista de empregos que você viu, uma linha de assunto como “Anúncio de emprego recente: Cargo de representante de conta” é clara, simples e eficaz.
Em essência, quando você escreve um e-mail profissional, a linha de assunto serve como uma forma concisa de comunicar seu propósito.
2. Comece cumprimentando o destinatário
E-mails profissionais abrem com uma saudação simples que reconhece e se dirige ao(s) destinatário(s).
Uma saudação por e-mail deve ser simples e direta – não há necessidade de pensar demais. Alguns exemplos são:
- Olá (Nome),
- Olá (Nome),
- Prezado (Nome),
- Olá pessoal,
- Oi pessoal,
- Olá a todos,
Em comparação, existem algumas saudações comuns que você deve evitar ao escrever um e-mail profissional.
Tente não usar gírias, ser muito informal ou parecer muito rígido. Alguns exemplos do que não fazer são:
- (Nome escrito incorretamente),
- Ei!
- Oi!
- E aí, (Nome)?
- A quem possa interessar,
- Querido senhor ou senhora,
Em última análise, a saudação que você escolhe para abrir seu e-mail profissional deve refletir o relacionamento que você tem com o destinatário desse e-mail.
Esse relacionamento também afetará a primeira linha do seu e-mail após a saudação inicial. Algumas opções podem ser:
- Eu espero que tudo esteja bem.
- Espero que sua semana esteja indo bem até agora.
- É ótimo se conectar.
3. Indique claramente o motivo pelo qual você está enviando um e-mail
Depois de abrir seu e-mail com uma saudação, a próxima etapa é resumir por que você está escrevendo ao destinatário. As pessoas recebem tantos e-mails todos os dias – elas não querem ler uma longa explicação no início ou examinar um monte de texto para ter uma ideia melhor do motivo pelo qual você está entrando em contato. Indique claramente a intenção do seu e-mail no início.
Use isso como uma oportunidade para expandir sua linha de assunto. Algumas maneiras de levar a isso podem ser:
- Estou escrevendo em referência a (assunto).
- Estou escrevendo para perguntar sobre (assunto).
- Estou escrevendo para solicitar isso (assunto).
- Estou escrevendo para informar que (assunto).
Você deseja garantir que está declarando claramente o propósito do seu e-mail, mas sem parecer tão abrupto ou conciso. Definir o propósito do seu e-mail profissional é o primeiro passo para abrir um diálogo ou conversa produtiva e significativa com o(s) destinatário(s).
4. Mantenha o corpo do texto claro e conciso
Depois de cumprimentar o destinatário e declarar o motivo do envio do e-mail, você desejará expandir ainda mais o corpo do e-mail com detalhes adicionais relevantes. A chave aqui é não sobrecarregar o leitor com muito texto. Lembre-se de que a pessoa para quem você está escrevendo provavelmente recebe muitos e-mails profissionais por dia – respeite o tempo dela enquanto escreve. Se o corpo do seu e-mail for muito longo, eles podem não lê-lo completamente.
O corpo do seu e-mail deve ser direto e sem gírias. É útil dividir o texto em vários parágrafos com apenas algumas frases para que sejam fáceis de ler. Os marcadores são outra ótima ferramenta para garantir que o conteúdo do seu e-mail seja facilmente legível.
Se o tópico sobre o qual você está escrevendo requer um e-mail mais longo, considere renunciar totalmente ao e-mail e optar por uma reunião. Mude o propósito do seu e-mail para marcar um horário para conversar, em vez de tentar explicar tudo por escrito.
5. Chegue a uma conclusão
Você está quase pronto! Depois de cumprimentar o destinatário, explicar por que está entrando em contato e escrever o corpo do seu e-mail profissional, você vai querer começar a encerrar as coisas. O last do seu e-mail não deve ser apenas uma frase comum – você vai querer dar ao destinatário uma frase de chamariz ou definir o que você gostaria que acontecesse a seguir.
Este é o momento de apontar uma direção específica ao destinatário ou encerrar a conversa naturalmente. Aqui estão alguns exemplos de como fazer isso de forma eficaz:
- Estou ansioso para ouvir de você.
- Estou ansioso para falar mais com você.
- Por favor, veja os documentos anexos e responda com sua opinião quando tiver oportunidade.
- Não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida ou suggestions.
- Agradeço sua ajuda com este assunto.
Isso guiará a próxima fase da conversa. As probabilidades são de que seu e-mail não seja o fim do diálogo, mas o começo.
6. Conclusão e assinatura
Agora que 99% do seu e-mail foi escrito, é hora de assinar. Como outras partes do seu e-mail, você deseja ser breve e direto.
Aqui estão algumas das melhores maneiras de assinar um e-mail profissional:
- Tudo de bom,
- Melhor,
- Muitas felicidades,
- Cumprimentos,
- Atenciosamente,
- Sinceramente,
- Obrigado,
- Obrigado,
- Obrigado novamente,
Observação importante: os profissionais assinam seus e-mails de maneira diferente dependendo do país de origem ou cultura. Se você estiver enviando e-mails internacionalmente, considere replicar o que o destinatário pode usar.
7. Verifique tudo novamente
Uma etapa last e essential – revise seu e-mail cuidadosamente! Erros gramaticais e ortográficos em um e-mail denunciam falta de profissionalismo, portanto, certifique-se de revisar com atenção antes de enviar.
É útil lê-lo completamente algumas vezes – e até mesmo em voz alta para você mesmo – para ter certeza de que tudo está escrito corretamente, flui e é profissional. Você também pode utilizar ferramentas de escrita gratuitas como Gramaticalmente para detectar pequenos erros ortográficos ou de digitação que você possa ignorar.
Igualmente importante é como seu e-mail visible. Pergunte a si mesmo:
- “A fonte que estou usando é tradicional e legível?” — Em caso de dúvida, Instances New Roman, Arial ou Calibri são ótimas fontes para usar.
- “A cor do texto do meu e-mail é a mesma?” — Não mude a cor do seu texto. Pode parecer pouco profissional.
- “Estou usando a pontuação correta?” — Certas pontuações podem afetar o tom do seu e-mail. Por exemplo, usar pontos de exclamação no last de cada frase pode fazer você parecer imaturo ou excessivamente animado. Resista ao impulso!
Depois de revisar seu e-mail algumas vezes e ter certeza de que ele está pronto, é hora de clicar em enviar.
Ao usar essas 7 etapas fáceis, você se tornará a referência entre seus colegas para escrever e-mails profissionais.
Esteja você em processo de procura de uma nova função ou tentando aprimorar seu jogo na atual, saber como escrever um e-mail profissional é muito, muito importante!
