Os orçamentos para a tecnologia educacional continuam a ser um repto, mormente com as finanças de tantas escolas quase esgotadas para encetar. Em muitos casos, não existem muitas práticas concretas para produzir, manter e atualizar orçamentos para prometer que os fundos sejam utilizados da melhor forma provável.
Cá conversamos com Frank Murray, Diretor de Tecnologia Instrucional e Suporte Campus do Belton ISD em Belton, Texas, sobre as melhores práticas que escolas e distritos podem usar para ajudar a melhorar de forma eficiente seus orçamentos de tecnologia.
Pesando suas necessidades educacionais
Para entender porquê aproveitar um orçamento de tecnologia educacional, é importante saber quais são as necessidades de sua escola ou região. Isso pode ajudá-lo a tomar decisões informadas durante uma auditoria técnica, uma revisão orçamentária ou no final de um ciclo orçamentário. Também pode revelar áreas em que você pode estar gastando muito em ferramentas e programas individuais que podem estar prejudicando seu orçamento.
“O mais difícil é porquê tomar decisões baseadas em dados sobre o que você está usando na escola”, diz Murray. “O principal para nós são os resultados de uso. Quais são os nossos relatórios de uso em dispositivos? Usamos um software que nos diz exatamente quantas vezes uma garoto se conectou (em um dispositivo) e por quanto tempo ela permaneceu lá. Quanto tempo eles ficam e se eles estão de concórdia com isso. E nós dividimos isso.
Com nascente tipo de informação, Murray diz que as escolas podem produzir expectativas realistas sobre para onde o verba precisa de ir e se as utilizações existentes do orçamento devem continuar ou ser alteradas.
Para quais obstáculos você deve se preparar?
Quando se trata de gastos, ter um objetivo simples em mente para o resultado do seu orçamento pode ajudá-lo a contornar muitos obstáculos. Concentrar-se em serviços que lidam com tarefas semelhantes pode ajudá-lo a identificar aqueles que deseja manter e aqueles que pode parar de usar.
Por exemplo, Murray diz: “Tínhamos três softwares de passes para passes digitais dos alunos. Ele rastreia onde eles estão. Tínhamos três nomes de fornecedores diferentes, três empresas diferentes para três softwares diferentes que faziam a mesma coisa. Logo você perde poder de compra lá. Logo, quando você coloca todos em um sistema, seria mais barato para nós porquê região.”
É importante tomar decisões fiscalmente responsáveis sobre qual software alocar em seu orçamento atual, assim porquê planejar o horizonte.
“Nunca devemos assinar um software ou assinatura que não planejamos usar por pelo menos três anos”, diz Murray. “Deveríamos ter sondado o software a ponto de sabermos que é um tanto de que precisamos. Não é um tanto que estamos experimentando, é um tanto que precisamos agora e é esse o problema que vai resolver. Logo começamos a fazer acordos plurianuais em muitos de nossos contratos de software, o que economizou entre cinco e 20 por cento.”
O que acontece quando um fornecedor que você deseja contratar por três anos quer todo o verba antecipado do contrato?
“Para aqueles que precisam de tudo antemão, analisamos o financiamento”, diz Murray. “Mesmo com o financiamento, ainda conseguimos forrar 20% em muitos dos nossos negócios. Logo estamos financiando três anos. As empresas financeiras estão pagando antecipado. Estamos pagando as empresas de pagamento.”
Uma vez que aproveitar ao supremo suas negociações com fornecedores
Uma vez que um tomador de decisões educacionais, pode ser difícil saber se um fornecedor tem os melhores interesses em mente ou se deseja somente fazer uma venda. Murray sugere que antes de entrar em negociações com um fornecedor por seus serviços, você faça a devida diligência e venha prestes.
“Entre nas negociações com uma compreensão clara do seu orçamento”, diz Murray. “Conheça os resultados desejados e suas alternativas potenciais. Precisamos pesquisar bastante (nascente serviço) antes de sabermos que será um tanto que usaremos por um tempo. Diga aos fornecedores quanto você tem para gastar. Esse é o pontapé. Você tem que erigir um relacionamento com seus fornecedores. Você tem que ajudá-los a entender o que está acontecendo com suas restrições orçamentárias. Deixe-os saber exatamente o que você pode remunerar.
Ter um entendimento firme de seu orçamento não somente o ajudará nas negociações com seus fornecedores, mas também os ajudará a entender porquê podem atendê-lo melhor. Fornecedores e educadores estão juntos nisso, e ter um cimalha nível de notícia pode beneficiar ambos os lados quando se trata de tecnologia educacional e gestão orçamentária.
