Em campi que vão desde pequenas faculdades comunitárias até grandes universidades de quatro anos, ter a solução certa de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) permite melhores resultados de gerenciamento de matrículas para candidatos, estudantes e líderes de admissões.
Uma estratégia de CRM muito informada permite que as instituições criem e entreguem mensagens orientadas para a ação aos potenciais inscritos, levando em consideração o perfil acadêmico restrito de cada aluno, o histórico demográfico e o status em tempo real na jornada de letreiro. Quando usado de forma eficiente, o CRM patente fornece insights mais profundos sobre “todo o candidato”, permitindo que os profissionais de gerenciamento de matrículas concentrem seus esforços de recrutamento exatamente nos alunos que esperam atrair e que têm maior verosimilhança de sucesso.
Comunicações abrangentes
Os sistemas de CRM oferecem inúmeros benefícios que são essenciais para gerenciar o relacionamento com os alunos e os processos de recepção, incluindo:
- Gerenciamento concentrado de dados: Um sistema CRM consolida todas as informações dos alunos em um só lugar, permitindo que as equipes de recepção acessem e gerenciem os dados facilmente. Esta convergência é crucial para manter registos precisos e atualizados, o que é forçoso para uma notícia e tomada de decisões eficazes.
- Processos automatizados: Os sistemas de CRM automatizam tarefas rotineiras, uma vez que comunicações por e-mail, atualizações de status de inscrições e convites para eventos, liberando um tempo valioso para a equipe de admissões interagir diretamente com os alunos. Essa automação reduz a verosimilhança de erros e garante que os futuros alunos recebam informações oportunas e relevantes.
- Alcance rebuscado: Os CRMs facilitam a notícia personalizada com futuros alunos. As equipes de recepção podem apropriar suas mensagens com base nos interesses e comportamentos individuais dos alunos, promovendo conexões mais fortes e melhorando o envolvimento.
- Análises e relatórios robustos: Os sistemas de CRM fornecem ferramentas poderosas de estudo e relatórios que ajudam as instituições a monitorar a eficiência de suas estratégias de recepção. As instituições podem tomar decisões informadas para otimizar os seus esforços de recrutamento, analisando dados sobre as interações e comportamentos dos alunos.
Preparação e planejamento
O sucesso da sua experiência de CRM começa com um planejamento completo, que envolve a definição de metas e objetivos claros e diretamente alinhados com processos novos ou existentes. Por exemplo, estabelecer se o CRM se concentrará exclusivamente nas equipes de recepção ou cobrirá funções mais amplas, uma vez que retenção e relações com ex-alunos, é uma lanço sátira no processo.
A período de preparação também deve incluir uma avaliação completa dos recursos que seu CRM exigirá, incluindo aqueles relacionados a considerações de pessoal, orçamento e tempo. Estabelecer uma equipe de projeto dedicada garante que a implementação permaneça no caminho patente. Isso, por sua vez, torna mais fácil aderir aos fluxos de trabalho estabelecidos e identificar áreas de melhoria. Também facilita sua capacidade de atingir marcos alcançáveis e definir uma vez que é o sucesso. Isso ajudará a gerenciar as expectativas e fornecer resultados mensuráveis.
“Mas já temos um CRM…”
Nem todos os CRMs são criados iguais. Uma vez que acontece com qualquer tecnologia transformadora, o ritmo da inovação significa que as soluções de CRM de ontem podem não atender mais adequadamente aos seus objetivos.
Os CRMs antiquados são normalmente mais difíceis de personalizar, têm maior verosimilhança de sobrecarregar a equipe de TI e de outras equipes de suporte e muitas vezes carecem de escalabilidade e interfaces fáceis de usar. Eles também podem exigir um treinamento significativo para novos usuários – um problema que pode ser agravado quando funcionários com extenso conhecimento sobre o uso de um CRM deixam sua instituição. Faculdades e universidades com mais de um CRM legado só também correm o risco de conduzir campanhas de notícia redundantes se dois ou mais departamentos alcançarem os mesmos alunos sem coordenação prévia.
Uma abordagem estratégica para implementação
Ao considerar um novo CRM, considere formar uma equipe com representantes de cada departamento que se beneficiará da tecnologia, uma vez que profissionais de TI, marketing, admissões, corpo docente e governo. Os membros da equipe devem trabalhar juntos desde o início para definir funções, chegar a tratado sobre os requisitos do sistema e julgar potenciais fornecedores de CRM especializados em sistemas projetados especificamente para o ensino superior. A escolha de um fornecedor com um histórico estabelecido de sucesso ajudando os clientes a gerenciar a limpeza e transmigração de dados, uma vez que o Liaison, também deve ser prioridade máxima.
