A Metro State University, que atende mais de 10.000 estudantes em vários campi em Minnesota, enfrentou desafios significativos em seu processo de matrícula, levando a ineficiências e falta de inconstância em seu grupo de candidatos. Reconhecendo a urgência de uma solução transformadora, os líderes da Metro State decidiram fazer parceria com a Liaison para implementar GradCAS e BusinessCAS, os serviços de aplicativos centralizados da Liaison projetados para agilizar processos e aprimorar a experiência do candidato.
O repto: Confusão e Inconsistência
Antes de trabalhar com a Liaison, a Metro State usava o sistema de aplicativos do estado de Minnesota. Descrito porquê ineficiente e muito manual, o sistema vetusto criava uma experiência confusa para os alunos e para a secretaria de admissões. Os outros desafios da Metro State incluíram:
- Requisitos inconsistentes | Cada programa da Metro State University tinha um processo de matrícula único, levando a experiências inconsistentes dos candidatos em toda a instituição. Isso dificultou a navegação dos alunos no processo de matrícula e a gestão eficiente dos funcionários.
- Visibilidade limitada | Os diretores do programa não conseguiram acessar os dados dos candidatos até o final do processo, restringindo sua capacidade de tomar decisões proativas e informadas e de interagir com os futuros alunos em tempo hábil.
- Notícia ineficaz | Os estudantes que se candidataram a outras universidades relataram melhor informação e um processo mais tranquilo, colocando a Metro State em desvantagem competitiva.
A solução: Colaboração e Integração
A implementação do GradCAS e do BusinessCAS na Metro State University não ocorreu sem obstáculos, incluindo transições de pessoal e outros desenvolvimentos internos. No entanto, estes desafios foram geridos de forma eficiente através de uma estreita colaboração entre a equipa da Metro State e os especialistas em implementação da Liaison.
As principais estratégias para o sucesso incluem:
- Reuniões semanais | A informação regular entre Metro State e Liaison ajudou a mitigar o efeito das transições de pessoal e a manter o ímpeto.
- Um processo holístico | A universidade também trabalhou em estreita colaboração com a Liaison para varar inconsistências e produzir um processo de matrícula mais coeso, incluindo a padronização das convenções de nomenclatura dos programas.
- Correções rápidas | Durante a implementação, a Metro State também integrou um novo CRM, o que atrasou a integração com seu sistema de informações estudantis (SIS). A universidade optou portanto por usar o sistema de gerenciamento de admissões WebAdMIT da Liaison porquê uma solução temporária, permitindo processar inscrições sem interrupções e garantindo que o cronograma do projeto não fosse comprometido. A Vice-Presidente Associada de Letreiro Estratégica, Carrie Carroll, observou: “Não consigo imaginar concluir isso dentro do nosso prazo sem o esteio da Liaison. Tem sido inestimável.”
O resultado: Variação e Eficiência
A implementação do GradCAS e do BusinessCAS produziu resultados imediatos e notáveis para a Metro State University, nomeadamente:
Maior inconstância de candidatos | Os novos sistemas CAS ampliaram o alcance da instituição, atraindo candidatos de todos os 50 estados e de mais de 100 países. Esta expansão permitiu à universidade explorar um conjunto de candidatos mais diversificado e qualificado, melhorando a qualidade universal do seu corpo discente. O Diretor de Matrículas de Pós-Graduação, Shoua Madland, observou: “Certamente ouvi imediatamente dos diretores do programa sobre a inconstância dos candidatos. Tivemos mais de outros estados que de outra forma não estariam em nosso grupo.”
Candidatos mais qualificados | Ao introduzir uma taxa de matrícula, a Metro State conseguiu qualificar melhor os candidatos, principalmente os candidatos internacionais. Esta mudança garantiu que a universidade pudesse concentrar os seus recursos no envolvimento com estudantes que estivessem genuinamente interessados em matricular-se.
Visibilidade melhorada | GradCAS e BusinessCAS revolucionaram o aproximação dos diretores de programas às informações dos candidatos. Eles agora têm visibilidade de dados em tempo real, permitindo-lhes interagir com possíveis alunos no início do processo.
“O indumento de que nossos diretores de programas podem entrar e ver todos os diferentes candidatos aos seus programas e até mesmo ter uma noção de onde eles vêm – isso é uma diferença do dia para a noite”, disse Carroll. “Isso lhes proporcionou uma visão muito melhor de todo o processo de recepção.”
Esta maior transparência desempenhou um papel crítico na melhoria da eficiência das estratégias de recrutamento da Metro State, permitindo aos directores de programas tomar decisões mais muito informadas e conciliar os seus esforços para melhor satisfazer as necessidades dos futuros estudantes.
A capacidade de padronizar os requisitos do programa entre os departamentos também criou um processo de matrícula mais simplificado e consistente para os alunos. Isto não só melhorou a experiência do candidato, mas também reduziu os encargos administrativos do pessoal, permitindo-lhes concentrar-se em iniciativas mais estratégicas.
Lições aprendidas
Porquê resultado da adoção bem-sucedida do GradCAS e do BusinessCAS, “a Metro State University realmente se tornou a escola de referência sobre porquê gerenciar uma implementação bem-sucedida”, disse Kelly Sugrue, diretora de sucesso do cliente Liaison que trabalhou em estreita colaboração com a universidade. Madland e Carroll podem agora oferecer informações valiosas para outras instituições que desejam fazer parceria com a Liaison:
Colabore estreitamente | Estabeleça informação regular e identifique os principais tomadores de decisão no início do processo. Esta abordagem garante que todas as partes interessadas estejam alinhadas e que quaisquer desafios possam ser identificados e abordados prontamente.
Aproveite a experiência da Liaison | Trust Liaison para orientar o processo, fornecendo contexto, respondendo perguntas e mantendo as equipes focadas quando necessário. Incumbir na experiência da Liaison para enfrentar desafios complexos garante uma implementação bem-sucedida.
Divirta-se | Aproveite a parceria e a jornada em direção a um processo de matrícula mais eficiente e diversificado. Um relacionamento positivo e colaborativo com o Liaison pode tornar o processo de implementação mais tranquilo e deleitável para todos os envolvidos.
Ao implementar o GradCAS e o BusinessCAS, a Metro State University transformou seu processo de matrícula, levando a uma maior inconstância no campus, maior eficiência e melhores resultados para os alunos e para a universidade.
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