Você participou de um seminário de pesquisa que conseguiu aprofundar a compreensão dos membros do corpo docente sobre o tópico, além de incentivar os estagiários novos no campo a se envolver com o orador? Quando você organizou seu último pintura de curso, você conseguiu conversas propositadamente moderadas com profissionais de diferentes áreas, além de permitir tangentes acidentadas inspiradas em perguntas do público?
O ensino superior está pleno de reuniões destinadas a envolver vários públicos e aprofundar a compreensão de diversos tópicos. Hospedando e facilitando essas reuniões (sejam elas conferências em larga graduação, workshop interativo discussões ou reuniões semanais da equipe com a equipe do escritório) não é uma tarefa fácil e raramente vem com um guia.
Priya Parker A arte de reunir (Riverhead, 2018) é esse guia. A leitura influenciou porquê penso em organizar e facilitar seminários, eventos e reuniões de grupo para estudantes de pós -graduação e pós -docs.
Refletir com antecedência na definição do objetivo do evento, convidando com intenção, entender seu papel porquê host e concluir muito pode solevantar reuniões profissionais e tornar um seminário simples mais significativo.
Estabelecer o propósito
Um ex -aluno está vindo para visitar seu departamento: a primeira teoria que você tem é: “Eles devem dar um seminário de departamento!” Eu também fiz isso, mas não é o ponto de partida. Ao escolher o tipo de evento, não confunda sua classificação com sua intenção.
A emprego do filtro final ao seu planejamento de eventos ajudará a ditar o formato para melhor atender sua meta específica. Se uma ocasião exigir que muitos objetivos sejam atendidos, considere produzir vários caminhos para abordar esses diferentes propósitos e públicos. Se sua intenção for muito ampla, ninguém sentirá que o evento é para eles.
Talvez uma visitante de alúmen seja uma grande chance para os estudantes de pós -graduação aprenderem sobre os planos de curso alternativos. Com esse objetivo em mente, uma discussão na mesa redonda pode ser um formato mais eficiente. Talvez o ex -aluno seja uma estrela no campo e a faculdade deseje aprender sobre suas pesquisas. Nesse caso, um seminário seria o melhor. Talvez o ex -aluno tenha tornado grande no mundo dos negócios e o departamento esteja procurando um novo doador. Talvez um tour de laboratório ou construção e reuniões individuais possam servir a esse objetivo.
Deixar o invitação simples
Nenhum evento pode aprazer a todos, e esse não deve ser o objetivo. Não devemos ser discriminatórios em nossos convites, mas pensamos em proteger aqueles que estão participando. No exemplo supra, se o objetivo de um alume que visitante o departamento é para programação de desenvolvimento de curso e expor os estagiários a planos de curso exclusivos, os convites e a publicidade devem ser consistentes com esse objetivo.
Os convites intencionais podem principiar ainda mais cedo ao entrar em contato com palestrantes ou painelistas convidados. Se você decidiu que um simpósio de departamento deveria se concentrar em permitir que os estagiários compartilhem suas pesquisas, convidando um ex -aluno do departamento a falar sobre sua pesquisa atual poderia melhorar essa intenção. Considerando e alcançando cuidadosamente Para os hóspedes em potencial, exige uma compreensão do objetivo primeiro.
Outro elemento do invitação é a logística física: o número de pessoas presentes, onde está, a forma do sítio. Novamente, estes devem ser influenciados pelos objetivos da reunião. Uma discussão na mesa redonda limitada a 20 pessoas pode ser mais propícia aos estagiários que aprendem sobre a jornada de curso de um ex -aluno. Por outro lado, se o orador estiver dando uma conversa inovadora, uma grande sala de lição com subida capacidade seria melhor.
Porquê Parker escreve: “Reuniões que, por obséquio, todos ocorrem, mas raramente emocionam. Reuniões que estão dispostas a estar alienantes – que são diferentes de ser Alienador – tenha uma chance melhor de maravilhar. ” Qualquer pessoa pode ver um pôster de seminário pendurado no salão e deliberar vir.
Seja um anfitrião premeditado
Estou organizando eventos, fora e dentro de Ea High, há muitos anos. Mas unicamente recentemente entendi o poder e a influência que o host pode ter. Durante anos, esforcei-me a supervisionar toda a logística e prometer uma risca do tempo de planejamento hermético-mas, depois que o evento começou, adotei uma abordagem prática para não interferir na experiência do hóspede. Eu percebi que declinar o poder do hospedeiro na tentativa de ser relaxado é realmente contraproducente.
O anfitrião prepara o cenário, desde o primeiro email de pregão até quando as pessoas entram na sala. Regras e limitações são necessários e apreciados. Tendo um domínio generosa Permite às pessoas saber o que esperar desde o início. Isso pode ser apanhado encontrando o estabilidade manifesto de calor e ordem – desenvolvendo um método para executar com crédito uma reunião e orientar o navio, enquanto protege desinteressadamente a conexão e a experiência do hóspede. O host não está controlando a situação, mas é responsável por produzir um contêiner para a experiência em expansão.
Com seminários e painéis de discussões, o host é crucial para orquestrar o fluxo de conversas. Se várias pessoas estiverem em um pintura, é simples a quem sua pergunta é abordada e direcionar a ordem facilita os cimeira -falantes e cria menos tensão. Pode parecer desconfortável ter esse poder, mas não é hora de renunciá -lo.
Ao moderar uma sessão de perguntas e respostas ou pintura de discussão, ouça cuidadosamente os cimeira -falantes e seja perceptivo do público e do fluxo de virilidade. Resumindo e sintetizando o que foi dito, a transição para novos tópicos e mantendo o momento é complicado quando todos os olhos estão em você.
É vulnerável ser um anfitrião e é uma responsabilidade do início ao termo.
Termine potente
As pessoas costumam se lembrar do início e do termo de um pouco (um filme, um oração, um evento) mais. Terminar potente significa tornar o evento memorável. Porquê host, você construiu nascente contêiner para que outras pessoas aprendam e se conectem. Você pensou em todos os detalhes logísticos e trouxe os palestrantes e o público através de uma jornada. Agora é hora de estar vigilante a porquê você termina, facilitando olhando para dentro e virando para fora.
Olhar para dentro é pedir aos convidados que reflitam sobre o que aprenderam ou experimentaram. Se você está moderando um pintura de discussão, faça uma pergunta final que requer reflexão. Peça aos oradores para reiterar a única coisa que esperam que todos tire a sessão. A tecnologia facilitou a solicitação de interação do público. Peça a todos que compartilhem uma prelecção aprendida ou porquê estão se sentindo agora. Isso pode ser digitado na caixa de bate -papo para um evento on -line ou enviado usando programas porquê Slido. O objetivo é perfurar espaço para a síntese.
A saída para fora envolve incentivar todos a levar a experiência de volta ao mundo. Pergunte ao público: “Qual é uma ação que você planeja fazer seguindo isso?” Ou peça aos cimeira -falantes que sugerissem o próximo pequeno passo que alguém pode dar. Ajude o público a trazer o que aprenderam para outras pessoas fora do evento. Lembre a todos qual era o objetivo da reunião, o que foi apanhado e para onde eles podem ir daqui.
Depois que um evento terminaexistem maneiras de continuar a resposta interna e externa. Acompanhe as notas de gratulação e os formulários de feedback podem ser métodos para incentivar os participantes a olhar para dentro e oferecer idéias para o horizonte. Fornecer quaisquer recursos ou teor do evento pode ajudar o público a se tornar extrínseco e usar seus aprendizados no mundo real.
Quando você constrói a tempo de definir o objetivo de um encontro, incorporar convites intencionais e prestar atenção à sua influência porquê host, você pode moldar o evento do início ao termo e revolucionar a maneira porquê nos conectamos. Estes são os primeiros passos para tomar um programa ou evento de rotina a significativa.
Qual é a próxima reunião para a qual você pode utilizar até um desses quatro princípios?
