Garantindo o sucesso em seu projeto de implementação de LMS
Quer seja para aprendizagem e desenvolvimento de funcionários, integração de RH, treinamento de conformidade ou ensino acadêmica, se você ou sua equipe desejam implementar o primeiro (ou o próximo) LMS da sua organização, gostaria de compartilhar meu próprio método testado e comprovado receita para um projeto de implementação de LMS bem-sucedido.
Primeiramente, uma rápida revisão do que é um LMS. De combinação com um livro EdTech, Sistemas de gerenciamento de aprendizagem: escolhendo o caminho manifesto para sua organizaçãoOs Sistemas de Gestão de Aprendizagem, abreviadamente denominados LMSs, são plataformas que auxiliam na entrega de teor online para fins de aprendizagem. Se quisermos uma definição técnica, um Sistema de Gestão de Aprendizagem (LMS) é um software fundamentado na web utilizado para facilitar a entrega de cursos online, presenciais e mistos, seja num envolvente educando ou no mundo dos negócios.
Pela minha experiência profissional, tive oportunidades e entreguei dois projetos de implementação de LMS – um para uma empresa com fins lucrativos e outro para uma organização sem fins lucrativos, e ambos obtiveram sucesso pós-implementação. As medidas de sucesso utilizadas foram a adoção dos usuários (desenvolvimento mês a mês de usuários ativos), a taxa de peroração do curso e a forma uma vez que as pessoas avaliaram a novidade plataforma. Cá estão as etapas que usei para prometer que o projeto de implementação do LMS esteja no caminho manifesto desde o início.
Um guia passo a passo para um projeto de implementação de LMS bem-sucedido
Lanço 1: Identificação dos objetivos de negócios e preparação das especificações técnicas
Quando uma organização decide implementar um LMS, deve identificar um objetivo mercantil principal, juntamente com vários objetivos de espeque. Os principais impulsionadores de negócios normalmente incluem treinamento de conformidade, integração de funcionários, tirocínio e desenvolvimento de funcionários, desenvolvimento de liderança, treinamento de vendas ou treinamento de conduto de parceiros, para reportar alguns. Esta lista pode variar, mas é necessário definir claramente os impulsionadores para estabelecer um caso de negócio credível que garanta a adesão e o espeque da gestão superior. Outrossim, o mesmo caso de negócio ajudará a provar que a implementação atingiu os seus objetivos mal o LMS estiver em vigor.
Muitas vezes, a equipe de treinamento encarregada da implementação do LMS pode não ter conhecimento técnico. No entanto, isso não deve se tornar uma barreira, pois ter um documento detalhado de especificações técnicas é crucial durante o processo de seleção do fornecedor. De combinação com o relatório anual CHAOS 2020 do Standish Group, 66% dos projetos tecnológicos (com base na estudo de 50.000 projetos em todo o mundo) terminam em fracasso parcial ou totalidade.
Na minha experiência com implementação de LMS, um documento de especificações técnicas detalhado e claramente definido garante uma compreensão clara dos nossos objetivos para os usuários finais. No mesmo documento técnico, incluí todos os recursos essenciais e recursos adicionais interessantes (bônus), permitindo que a equipe avaliasse e desafiasse os fornecedores para prometer que a solução selecionada pudesse atender a esses requisitos (consulte a Lanço 2). O documento de especificações técnicas tornou-se uma referência sátira ao longo de todo o processo, desde a seleção inicial do fornecedor até a pós-implementação.
Lanço 2: procura de fornecedores, testes de sandbox, verificação e seleção
De modo universal, você precisaria selecionar três fornecedores que abrangessem os principais recursos que você gostaria de conseguir (consulte o documento de especificações técnicas na Lanço 1). É importante solicitar demonstrações do fornecedor e até mesmo um sistema de teste antes do compromisso.
A partir das demonstrações dos fornecedores, cada fornecedor apresentou seus recursos mais fortes e outros recursos adicionais, incluindo gamificação, teor sugerido por IA, um aplicativo traste e aprendizagem em movimento. Antes de permanecer entusiasmado com os ótimos complementos, pergunte a si mesmo e à equipe: esses recursos estão alinhados com os requisitos essenciais da sua organização? Um documento de especificações técnicas muito elaborado manterá a equipe focada e ajudará na seleção do LMS que verifica primeiro os requisitos essenciais da sua organização, antes de se deixar levar pelos recursos bônus.
Você pode atribuir um protótipo de porcentagem de pontos/peso aos recursos essenciais e de bônus. Depois, para cada fornecedor, aplique pontos e veja quem é o melhor vencedor universal. Mas não fique feliz tão cedo; não se esqueça de verificar seu orçamento e entender o protótipo de preços do LMS!
O protótipo de preços de usuários ativos é comumente adotado na indústria de LMS, mas tome desvelo com a definição de usuários ativos definida pelo seu fornecedor. Para dar um exemplo, um usuário ativo por um determinado período (por mês) é chamado de usuário ativo mensal (MAU). A resenha será reiniciada no início do próximo mês. A salvaguarda desse protótipo de preços é se você tem muitos usuários recorrentes mensais. Os usuários do seu LMS são novos ou recorrentes? Muitos LMSs não adotam o concepção de usuários recorrentes; em palavras simples, significa que quando um mesmo usuário interagir com o sistema em vários meses, ele será contabilizado uma vez que ativo em todos esses meses.
Lanço 3: configurar a equipe de implementação, projecto de trabalho e cronograma
Depois de identificar o fornecedor vencedor do LMS, o próximo passo é semelhante a qualquer implementação e gerenciamento de projeto de TI: configurar a equipe de implementação, com um projecto de trabalho detalhado e um cronograma para lançamento.
Muitas vezes a equipe de treinamento é relativamente pequena, mas não tenha pânico de formar uma equipe completa com todos trabalhando em tempo integral. A equipe do projeto inclui um gerente de projeto, um designer gráfico para a plataforma UI/UX, um Designer Instrucional para teor e preparação dos pacotes de eLearning (pacotes SCORM, xAPI), um profissional de TI para suporte relacionado ao sistema/banco de dados (domínio personalizado, Single Login, política de cookies). Um gerente de projeto experiente coordenará e manterá todos os membros da equipe atualizados sobre o progresso e quando seu conhecimento for necessário.
Porquê capitão do navio, o gerente do projeto precisa ser prático para monitorar de perto o progresso regularmente (semanalmente/quinzenalmente). O duelo da implementação é edificar um contêiner funcional que seja escalável e adaptável. As principais tarefas incluem gráficos e cores para logotipo e marca, ramificações de jerarquia e formato subsequente de grupos/unidades de negócios para seus usuários finais, informações úteis adicionais para categorizar usuários e grupos (serão úteis para futuras regras de letreiro e automação), páginas e menus, livraria e catálogos de cursos, design e seleção de certificados e crachás.
Para unir as tarefas supra, achei lucrativo ter um roteiro simulando as páginas e os cliques que os usuários precisam percorrer para obter o teor do treinamento, a peroração e o certificado. Existem outras tarefas que requerem conhecimento de TI, uma vez que integração de sistemas com SSO, RH ou outros sistemas de negócios relevantes (CRM), transmigração de dados de um sistema anterior e cookies de sites, para reportar alguns. Ao mesmo tempo, o gestor do projeto trabalhará com o Designer Instrucional para preparar todos os pacotes de eLearning para preencher o teor.
A lista continua e mais podem ser adicionadas dependendo de seus objetivos de negócios exclusivos. Resumindo, um bom gestor de projetos de implementação de LMS pode não ter todos os conhecimentos técnicos, mas deve ser um bom participador para coordenar os membros da equipa; esteja pronto para arregaçar as mangas para resolver problemas e prometer que o cronograma seja respeitado.
Lanço 4: Informação e gerenciamento de mudanças com as principais partes interessadas
Para prometer o sucesso de uma implementação de LMS, você precisa obter a adesão e o suporte de todas as equipes de partes interessadas, incluindo equipes de RH, marketing/comunicações corporativas, TI, jurídico e privacidade (para usuários externos e até mesmo as equipes de vendas/parceiros). ). Desenvolva um relacionamento de coligado com todas as partes interessadas, pois quanto mais pessoas ouvirem, souberem e participarem da implementação do projeto, maiores serão as chances de o projeto LMS ser bem-sucedido. Também é importante informar e atualizar frequentemente os usuários em universal sobre o curso do lançamento em cada marco (esquemas de cores, interface do usuário, livraria e catálogos, etc.). A melhor maneira é usar alguns minutos na prefeitura da empresa ou em reuniões entre departamentos para uma atualização rápida.
Lanço 5: testes (tanto quanto provável), lançamento suave e suporte ao usuário no lançamento (entrar no ar!)
O teste do usuário é a lanço mais importante e demorada para prometer o sucesso do projeto e a adoção do usuário. Se o seu LMS for direcionado a vários usuários (casos de uso), portanto é melhor recrutar alguns voluntários que representem cada grupo para fazer os testes e validar ainda mais o processo.
Para cada grupo de usuários, prepare os cenários/tarefas para eles testarem, em vez de somente fornecer uma pergunta ocasião para explorar claramente. Essa abordagem garante que os usuários sigam o procedimento, alcancem os resultados finais e forneçam comentários específicos para serem abordados. Alguns cenários/tarefas importantes são: cadastro de conta, login no sistema, seleção e letreiro em conteúdos de treinamento relevantes, peroração do treinamento e recebimento de pontos e certificados e geração de relatórios específicos para administradores.
Com base nos comentários do usuário, prepare-se para gastar mais tempo e esforço em iterações para prometer que o processo seja o mais tranquilo provável. Quando o voluntário do teste consegue concluir todas as etapas sem quaisquer instruções adicionais, isso garante que a formato da plataforma é autoexplicativa e intuitiva o suficiente para os usuários finais.
Para qualquer lançamento e adoção de novo sistema, você gostaria de prometer aos usuários que há ajuda e suporte disponíveis quando necessário. Prepare um documento de perguntas frequentes (FAQ) e disponibilize-o para consulta dos usuários finais. Se o fornecedor selecionado oferecer suporte à integração com um sistema de suporte de help desk de terceiros e seu orçamento permitir, considere a integração com ferramentas de suporte para artigos instrutivos sobre perguntas frequentes e sistema de suporte de tickets de usuário. Não é difícil imaginar que quando os utilizadores finais se debatem sem suporte para um novo sistema, é provável que desistam.
Lanço 6: Melhoria Contínua Pós-Lançamento
As necessidades de negócios da sua organização mudam, assim uma vez que a sua estratégia de LMS. Dê pequenos passos e continue melhorando. À medida que suas ofertas de treinamento crescem, uma interface de menu melhorada e mais organizada para direcionar melhor os usuários finais é uma grande melhoria e não é um tanto difícil de conseguir.
Um bom fornecedor de LMS também evolui com as últimas tendências. Certifique-se de aproveitar uma gama mais ampla de recursos LMS, incluindo relatórios e estudo de dados, centros de recursos e ferramentas de informação (boletins informativos) para continuar a associar valor aos usuários finais.
Considerações Finais
Por último, há muitos recursos gerais disponíveis de fornecedores de LMS e empresas de consultoria que fornecem serviços de implementação de LMS. Somente tenha em mente que a chave para o sucesso é alinhar a lista supra com os objetivos, requisitos, expectativas das partes interessadas, projecto de implementação e medidas de sucesso da sua própria organização (uma vez que ROI).
Nota do Editor: Pronto para lançar seu projeto de implementação de LMS? Dê uma olhada nos eLI Diretório do Sistema de Gerenciamento de Aprendizagem de fornecedores para encontrar a solução perfeita para suas necessidades de negócios.
