A Western Connecticut State University (WCSU), com duas localidades em Danbury, CT, está comprometida com sua “missão de fornecer a todos os alunos uma ensino de subida qualidade que promova seu prolongamento uma vez que indivíduos, acadêmicos, profissionais e líderes em uma sociedade global. ” Para executar esta promessa, a WCSU implementou a solução TargetX CRM da Liaison em 2013 para enfrentar desafios críticos em seu processo de recepção, incluindo fluxos de trabalho ineficientes e rastreamento descentralizado de dados. Em 2022, depois de obter sucesso com TargetX e gerenciamento de dados, a WCSU procurou “aumentar um nível e precisava de mais lucidez”, disse seu vice-presidente de gerenciamento de matrículas e assuntos estudantis, Jay Murray. Ela escolheu a solução Othot AI da Liaison para fornecer esses resultados.
O duelo: Lidando com um processo multifacetado
Com o TargetX, a universidade procurou melhorar o gerenciamento de consultas, agilizar a coordenação de eventos e aprimorar o processamento de aplicativos, ao mesmo tempo que obteve melhores recursos de relatórios e estudo de dados. A WCSU logo integrou a estudo preditiva e prescritiva da Othot para identificar proativamente os riscos de matrícula, otimizar a alocação de recursos e tomar decisões baseadas em dados no início do ciclo de recrutamento, garantindo que a equipe pudesse enfrentar desafios potenciais com bastante antecedência.
A solução: Identificando Metas e Construindo sobre o sucesso da WCSU
Esta combinação estratégica de ferramentas permitiu à WCSU identificar com sucesso áreas de oportunidade para iniciativas de recrutamento, velejar pelas complexidades dos atrasos recentes da FAFSA e saber ganhos notáveis de matrículas, incluindo um Aumento de 20,7% no tamanho das turmas do primeiro ano da WCSU de 2023 a 2024.
As fases iniciais da implementação do TargetX focaram nas necessidades mais urgentes. Depois de iniciar seu gerenciamento de consultas e fluxo de informação em novembro de 2013, a WCSU lançou progressivamente novos recursos. Até abril de 2014, o gerenciamento de eventos foi integrado com uma conexão unidirecional do Sistema de Informações do Aluno (SIS) da escola, seguido pelo gerenciamento de aplicativos com informação bidirecional. Em 2015, um hub de integração de dados permitiu a informação em tempo real, agilizando processos e aumentando a eficiência.
Posteriormente, a WCSU reconheceu a premência de melhorar ainda mais as suas capacidades de tomada de decisão e recorreu ao Liaison Othot, uma utensílio de estudo preditiva e prescritiva. Os objetivos eram claros: identificar prováveis alunos, otimizar a alocação de recursos e tomar decisões proativas. Esta mudança de julgamentos subjetivos para análises objetivas marcou uma evolução significativa na estratégia de matrícula da WCSU.
Os insights obtidos com Othot foram profundos. Por exemplo, a proximidade do campus (num relâmpago de 29 quilómetros) emergiu uma vez que um poderoso preditor de matrículas, tal uma vez que o regimento do desportista e áreas específicas de interesse aprendiz. Othot também destacou o impacto da ajuda financeira na verosimilhança de matrícula, permitindo à WCSU harmonizar as suas estratégias de forma mais eficiente.
Aproveitando a otimização da ajuda financeira da Othot, a WCSU lançou mudanças estratégicas em suas práticas anteriores baseadas nas necessidades e na licença de valor. Os recursos prescritivos do Othot permitiram que a equipe simulasse ajustes de premiação antes de tomar decisões finais para prometer que mantivessem as metas esperadas de matrícula e receita.
O resultado: Obtendo benefícios imediatos
A implementação faseada do TargetX rapidamente começou a produzir resultados. Do outono de 2014 ao outono de 2015, a WCSU viu um Aumento de 40% nas inscrições no primeiro ano. Leste aumento no interesse foi diretamente atribuído ao melhor comitiva do conjunto de consultas e ao sucesso dos eventos, muito uma vez que à melhoria da tomada de decisões baseada em dados. O sistema permitiu que a instituição passasse de uma tomada de decisão anedótica para uma abordagem mais estruturada e baseada em dados.
Porquê observou Murray: “Tornou-se uma utensílio poderosa para se informar sobre dados. Até logo, éramos uma instituição anedótica. As pessoas gostavam de relatar histórias para justificar o seu raciocínio, enquanto eu aparecia com dados concretos e resultados anuais.”
Mais recentemente, em resposta aos atrasos previstos da FAFSA, a WCSU empregou TargetX e Othot para prever o impacto da ajuda financeira, impulsionar a desfecho da FAFSA e modelar o impacto da distribuição antecipada da ajuda. Os resultados falaram por si. Além de saber o aumento de 20,7% no tamanho das turmas do primeiro ano, a WCSU conseguiu reduzir a taxa de desconto de 34% para 32%, aumentar a receita líquida de mensalidades em mais de US$ 2 milhões e melhorar o rendimento da taxa de confirmação em 1%. Essas conquistas estiveram diretamente ligadas ao uso estratégico da estudo de dados no processo de tomada de decisão.
Olhando para o horizonte
A jornada da WCSU destaca diversas lições importantes para outras instituições que buscam aprimorar suas estratégias de matrícula. Em primeiro lugar, está a influência de um planeamento minucioso e de uma implementação faseada. Ao destinar qualquer tempo para mapear processos e compreender os pontos problemáticos, a WCSU conseguiu implementar a tecnologia Liaison de uma forma que proporcionou benefícios imediatos e de longo prazo.
Em segundo lugar, o valor de práticas sólidas de gestão de dados e de estudo de dados não pode ser exagerado. Porquê observou Murray: “A estudo de dados contextualiza coisas que você pode ter descoberto que eram verdadeiras, mas não conseguiu provar. Sempre há alguma joia escondida a ser encontrada.” Ao aproveitar o Othot e o TargetX, a WCSU conseguiu passar da tomada de decisão reativa para a proativa, identificando as principais tendências e ajustando-as em tempo real.
Olhando para o horizonte, a WCSU está comprometida com a melhoria e adaptação contínuas. Porquê Murray destacou: “Uma das coisas que sabemos é que provavelmente pegamos um ou dois competidores dormindo. Muito, eles não dormirão no próximo ano.”
A experiência da WCSU demonstra o poder de combinar planejamento estratégico com tecnologia avançada para saber ganhos significativos de matrículas. Ao continuar a inovar e a sublimar a sua abordagem, a WCSU está muito posicionada para manter a sua vantagem competitiva e continuar a sua trajetória ascendente nos próximos anos.
